Când să folosim un server de fax?

Justificarea folosirii unui server de fax apare în următoarele situaţii:

1. Există un volum mare de pagini care se transmit sau se recepţionează prin fax. În acest caz este utilă dotarea cu mai multe linii de fax, de preferinţă ISDN unde se pot condensa chiar sub formă de fluxuri cu până la 120 de canale gestionabile de către un singur server
2. Există un număr mare de utilizatori care comunică destul de frecvent inclusiv prin fax. În acest caz efortul de distribuire a corespondeţei poate fi scutit de o soluţie software. Beneficiile provin din reducerea timpilor morţi şi creşterea eficienţei personalului.
3. Există nevoia de integrare a corespondenţei prin fax cu alte aplicaţii. Două exemple în acest sens sunt transmiterea de comenzi consolidate către furnizori pornind de la rapoarte ale aplicaţiei ERP sau integrarea corespondenţei prin fax cu procese modelate deja prin fluxuri de lucru computerizate.

Oricare ar fi motivaţia, o soluţie de server de fax este destul de simplă dar în acelaşi timp trebuie să ofere o mulţime de facilităţi apreciate de marea varietate de clienţi posibili:

• în cazul multor utilizatori trebuie să existe o interfaţă uşoară pentru administrare, integrări cu directoarele de utilizatori cele mai frecvent întâlnite, modalităţi de a şterge utilizatori fără a pierde documentele istorice ale acestora
• în cazul multor linii de fax este necesară posibilitatea extinderii pe mai multe servere care pot fi ţinute împreună sau în locaţii diferite
• pentru integrarea cu alte aplicaţii un server de fax trebuie să pună la dispoziţie biblioteci API flexibile
• alte facilităţi demne de menţionat sunt cele legate de minimizarea costurilor de transmisie, integrabilitatea cu aplicaţii Office, posibilitatea de a consolida şi converti automat documente de diferite formate pentru a fi transmise prin fax, posibilitatea de a livra faxuri recepţionate prin email în formate facile precum PDF.

În decursul timpului noi am desfăşurat proiecte cu mai multe produse tip server de fax, în cele din urmă am considerat ca fiind cea mai potrivită soluţie aplicaţia de la Equisys din Marea Britanie, numită Zetafax.